Godt kvalitetsarbeid gir null avvik

Younes Bakali er svært opptatt av gode rutiner, dokumentasjon av prosedyrer, ryddighet og forebyggende tiltak. På fem år har han hatt to besøk av inspektører fra Legemiddelverket. Første gangen de kom jobbet han som apoteker på et lite apotek i Sveio. Andre gangen på sitt nystartede apotek i Haugesund.

Det er ikke mange apotek som har fått null avvik på tilsynskontroll, og attpåtil to ganger. Her deler Bakali noen av rådene sine.

Gode rutiner er viktig for pasientsikkerheten

– Mitt mål er å sette opp system som lett kan iverksettes og følges opp systematisk. Jeg har vært innom en god del apotek i mitt yrkesliv, sier han. 

Apotekeren som blant annet har jobbet som klinisk farmasøyt i England, forteller at mangelfulle rutiner gir dårlig oversikt og reduserer effektiviteten. Da brukes det også vanvittig mye tid på å finne ut av hva som er gjort og hva som gjenstår.

– I verste fall kan det gå ut over pasientsikkerhet og god kundeservice, sier Bakali.

– Det er alfa og omega å tenke over hva som kan gå feil. Og hvis det skjer noen feil, er det viktig å tenke over hva som var grunnen for det og hva som kan gjøres for at det ikke skal gjenta seg, sier han.

Føre-var filosofi

Bakali forteller at filosofien hans alltid har vært at han ikke må bruke mye tid på forberedelser før et tilsyn. Han ønsker å drive apoteket slik at Legemiddelverket når som helst kan komme innom på tilsyn.

– De skal ikke finne noen feil som jeg ikke er klar over eller har en plan for å få rettet.

Tilsyn dreier seg som regel om å sjekke historikk for flere måneder tilbake i tid.

– Hvis man har hatt dårlige rutiner i flere år og prøver å fikse det på tre uker før Legemiddelverket kommer på tilsyn, så er det ikke så veldig mye man får gjort med det dessverre, sier han.

Apotekeren forteller at han har vært heldig som har fått jobbe med kollegaer som også er svært opptatt av god kvalitet. De gir ham tilbakemeldinger på hva som fungerer bra og hva som kan forbedres eller forenkles.

Børst støv av gamle saker

– Jeg anbefaler å starte tidlig med kvalitetsarbeid, iverksette rutiner sammen med personalet og avklare konsekvensene av eventuelle feil. Og huske å dokumentere arbeidet underveis og arkivere det der man finner det igjen når det er på tide for oppfølging.

Å diskutere med kollegaer, kvalitetsavdelinger og andre apotekere man kjenner om hva de tenker om prosedyrer og rutiner er også avgjørende mener Bakali. På den måten får man flere perspektiv i saker man selv ikke har tenkt på eller vært borti.

Men hva er det viktigste? Bakali er tydelig:

– Først og fremst anbefaler jeg en skikkelig internrevisjon. Er det noen tvil om lovverk eller rutiner så avklar det med kvalitetsavdelinger. Finn frem alt av dokumentasjon og lukk eventuelle saker man har skjøvet på, avslutter Bakali.

Bakalis 5 tips til kvalitetsarbeid i apotek

1. Starte tidlig med kvalitetsarbeid, iverksett rutiner sammen med personalet og avklar konsekvenser av eventuelle feil og hvorfor rutinene er på plass.
2. Huske å dokumentere arbeidet underveis. Arkiver det der man finner det igjen når det er på tide for oppfølging.
3. Diskuter med kollegaer, kvalitetsavdelinger og andre apotekere man kjenner om hva de tenker om prosedyrer og rutiner. Ofte får man flere perspektiv i saker man selv ikke har tenkt på eller vært borti.
4. Gjennomfør en skikkelig internrevisjon. Finn frem alt av dokumentasjon slik at tilsynet går så smidig som mulig.
5. Er du i tvil om lovverk eller rutiner så avklare det med kvalitetsavdelinger og lukk eventuelle saker man har skjøvet på.

Hva er tilsyn i apotek?

• Tilsynene i apotek omfatter bla. inspeksjon av apoteklokaler, rutiner, bemanning, internkontroll og apotekerens og apotekeiers drift av apoteket. Det viktigste er å påse at apotekvirksomheten er trygg for publikum. Det er også et formål å påse at apotek drives under like konkurransevilkår og hindre ulovlig markedsføring, tilvirkning og salg. 
• Ved en inspeksjon reiser inspektører fra Legemiddelverket til apoteket og gjennomgår utvalgte deler av de faglige aktivitetene i apoteket. I tillegg gjennomføres tematilsyn der et begrenset antall apotek blir besøkt og/eller må svare på spørreskjema.
• SLV intervjuer apoteker og evt. noen fra personalet. Tema for samtalene er blant annet apotekets drift, ledelse og hvordan arbeidsoppgaver utføres i apoteket. Vi ser også på skriftlige rutiner for hvordan sentrale oppgaver skal utføres, og hvordan dette blir dokumentert. De ser også på utformingen av apoteklokalet, vareutvalget, mulighet for diskresjon, tilgjengelighet for bevegelseshemmede m.m. Under inspeksjonen kan de ta vareprøver eller fotografere lokalet eller annet som kan være relevant. 
• SLV sammenstiller en liste med observasjoner og tilsynet avsluttes med et møte der de gjennomgår punktene på listen og eventuelt korrigerer dersom det er uklarheter eller misforståelser. Denne observasjonslisten er utgangspunktet for oss når de skriver rapport etter besøket.  
• Siste tilsynsrapport fra Legemiddelverket kom ut i 2020.

Kilde: https://legemiddelverket.no/import-og-salg/apotekdrift/tilsyn-med-apotek