– Det blir en slags konkurranse, jeg må få tak i de legemidlene vi mangler!

12 kilometer vest for Oslo lufthavn blant grønne åkere ligger tettstedet Maura med ca. 4000 innbyggere. Rett ved hovedveien ligger Maura apotek, et apotek i Ditt apotek-kjeden. Apoteker Hanne Andresen kjenner kundegruppen sin godt. Hun har drevet apoteket i snart fem år og beskriver apoteket som et lokalapotek med en stor andel faste og eldre kunder.

– Å vite hvilke varer kundegruppen din bruker er en stor fordel, spesielt når jeg sitter med listen som viser hvilke varer som er rammet av en mangelsituasjon, forteller Andresen.

Sjekker mangellisten flere ganger i uken
Apotekeren sjekker mangellisten fra grossisten to til tre ganger i uken, skriver den ut og går gjennom alle legemidlene. Dagens liste er på fire sider. Den inneholder både legemidler og handelsvarer. Andresen gransker den nøye og finner 113 legemidler på dagens liste. 

Mange av varene er ulike pakningsstørrelser av varer der apoteket allerede har alternativer å tilby. Enkelte varer har vært på denne listen i mange måneder og alternativer er tilgjengelig, men det er også stadig flere varer som krever oppfølging. Ukentlig dukker nye produkter opp på mangellisten. Hun plukker ut en ny vare fra listen, en mye brukt blodfortynnende medisin, og søker i beholdningsoversikten.

Apotekeren ser raskt at selv om grossisten er tom for dette legemiddelet, vil det foreløpig ikke påvirke pasientene. Maura apotek har heldigvis varer for noen ukers forbruk på lager. Når hun sjekker beholdningen til to av grossistene kommer det opp at de venter tilbakemelding fra leverandør på leveringsdato. Noe mer konkret informasjon er ikke lett tilgjengelig.

Varierende informasjon fra grossist
– Jeg sjekker når grossistene forventer at varene er tilbake. Noen ganger er informasjonen sammenfallende, andre ganger varierer forventet leveringsdato mellom de ulike grossistene. Noen ganger har også Legemiddelverket annen informasjon i sin liste.  Det er krevende å skulle gi god og troverdig informasjon til kundene når vi må forholde oss til ulik informasjon i ulike kanaler, sier Andresen.  

Andresen synes arbeidet med å løse mangelsituasjoner er tidkrevende, men spennende. Det kan ha en sammenheng med at hun i 17 år jobbet blant annet med logistikk i Norsk Medisinaldepot.

– Ja, det blir en slags konkurranse med meg selv, jeg bare må få tak i de legemidlene vi mangler! Vi kan ikke bare sitte stille og la de automatiske bestillingssystemene gjøre jobben. Vi må gjøre faglige vurderinger i tillegg til det som er ren logistikk. Apotekenes viktigste oppgave er jo nettopp å utlevere legemidler, sier hun.

– Hver gang vi må henvise en kunde til et annet apotek oppleves det som et lite nederlag. Det å ha varene kundene etterspør på lager er første skritt til gode kundemøter og fornøyde lojale kunder!

Bestiller fra andre grossister
Som medlem av Ditt apotek-kjeden er Norsk Medisinaldepot hovedgrossist. Den siste uken har Maura apotek likevel mottatt varer fra de andre grossistene syv ganger.

– Jeg har ingen problemer med å bestille fra andre grossister, men det er nok stor variasjon blant apotekene hvordan de jobber med legemiddelmangel og hvor ofte man bestiller fra andre enn sin hovedgrossist, sier hun.

Andresen scroller videre nedover listen med varenavn, og navigerer kjapt mellom de ulike beholdningsoversiktene, FarmaPro og Legemiddelverkets nettsider. Hun vet hva hun skal se etter.

– Her har de pakninger med 2,5 mg i stedet for 5 mg. Jeg bestiller de slik at vi får litt ekstra av denne styrken på lager. Når pasienten kommer har vi i hvert fall noe å tilby hvis vi skulle gå tom for 5 mg.

Apotekeren forteller at ved å gå gjennom restlisten jevnlig får hun en mulighet til å være i forkant av mangelsituasjoner i eget apotek. Slik øker hun sannsynligheten for at pasientene får de legemidlene de trenger – når de trenger dem.

– Listen fra Legemiddelverket er et veldig nyttig verktøy for meg, og den oppdateres ofte. Det er også til stor nytte for apotekene at det raskt gis godkjenning til å selge utenlandske pakninger eller til salg av alternative varer når mangelsituasjoner oppstår, sier hun.

Kundevekst for små apotek
Andresen gjennomfører internrevisjoner på vegne av Ditt apotek og besøker jevnlig andre apotek. Hennes inntrykk er at legemiddelmangel er noe som krever betydelige ressurser i alle apotek.

Medarbeiderne i apotekene hjelper kunder med å finne fram til apotek som har varer de selv ikke kan levere. Det fører til at enkelte mindre apotek opplever kundevekst når det er legemiddelmangel. Nystartede og små apotek har ofte høyere lagerbeholdning enn det omsetningen tilsier, og Andresen har hørt flere historier fra små apotek som får nye kunder som følge av legemiddelmangel hos godt etablerte apotek.

– På Maura finnes det mange eksempler på at kunder har reist langt for å få tak i legemidler vi har på lager når andre apotek er tomme. Vi har også fått henvendelser fra personer i Nord-Norge som har spurt om vi kan sende legemidler vi har på lager når alle lokale apotek har gått tomme, forteller Andresen.

Tar inn utenlandske pakninger
Dersom grossistene er tom for et legemiddel kan de ta inn utenlandske pakninger. Men før apotekeren bestemmer seg for om hun skal bestille slike alternativer sjekker hun hva apoteket har på lager og hva forventet etterspørsel er.

– Jeg prøver å tenke på pris for kunden. Dersom vi tar inn utenlandske pakninger og de ikke refunderes av Helfo, blir prisen som regel høyere enn normalt for kunden. Det er ikke alltid lett å forklare til kunden, sier Andresen.

– Jeg vil også unngå at apoteket sitter igjen med utenlandske pakninger som vi ikke kan selge fordi den midlertidige tillatelsen fra Legemiddelverket har gått ut, sier hun og forteller at det er en balansegang å ta inn riktig mengde av ethvert legemiddel.

Viktig å informere
Blant apotekets faste ansatte er to farmasøyter og to apotekteknikere. For tiden har de også en skoleelev i praksis.

– Det er viktig at vi snakker sammen om legemiddelmangel. Når alle kjenner til hvilke legemidler som er i bestilling eller som kommer med neste varelevering kan de raskt opplyse om dette når de behandler reseptene, forteller Andresen mens hun stabler grønne varekasser fra en av grossistene.

At utfordringene med legemiddelmangel er en forbigående problemstilling har hun lite tro på. Alt tyder på at mangelsituasjoner er noe som vil fortsette i overskuelig fremtid, og dessverre ser det ut til at antallet mangelsituasjoner vil fortsette å øke i dagens globale legemiddelmarked.

– Apotekansatte gjør en viktig jobb i mangelsituasjoner, og vi snakker mye om hvordan vi skal løse og håndtere situasjonene, sier Andresen.

Elektronisk tilgang til varebeholdning
For å gjøre jobben med mangelsituasjoner i apoteket lettere med, har apotekeren to ønsker:

 – Jeg håper at alle apotekene får elektronisk tilgang til alle grossistenes varebeholdning etterhvert, og at vi får en felles bransjestandard for håndtering av legemiddelmangel, avslutter hun.