Praksispoolen - fra manuell til digital løsning
Apotekforeningen har siden 2004 sørget for at alle farmasistudenter ved alle utdanningsstedene i Norge får praksisplass ved et apotek. I 2020 ble praksispoolen heldigitalisert.
Høsten 2002 rettet Nasjonalt fagråd for profesjonsutdanning i farmasi en formell henvendelse til Apotekforeningen om å administrere en pool av praksisapotek for alle utdanningsstedene i Norge. Henvendelsen ble behandlet og besluttet av styret i Apotekforeningen 9. desember 2002. Praksispoolen har siden det første valget i 2004 vært en bransjeovergripende og nasjonal oppgave med felles retningslinjer for alle involverte parter.
Konvolutt og frimerke
I 2004 ble registreringsskjema sendt ut til alle landets apotek med forespørsel om å være praksisapotek pr post. Apotekene måtte så sende dette skjemaet i retur ferdig utfylt til Apotekforeningen.
E-post og telefon
Etter hvert foregikk mer og mer av korrespondansen mellom Apotekforeningen og apotek, kjedekontakter og studiestedene pr epost. Noe av papirveldet ble også forenklet ved at papirskjemaet ble byttet ut med et nettbasert skjema. Likevel var det utallige versjoner av enorme mengder Excel-dokumenter med foreløpige og endelige lister over praksisapotek, studenter osv. alt ettersom hvor langt man var kommet i valgprosessen.
Gjennomføringen av selve valget har inntil 2020 foregått pr telefon. Studentene fikk et klokkeslett de skulle ringe til praksispoolen og velge apotek basert på hvilken plass de hadde i valglisten. Avhengig av hvor mange studenter som var involvert i ett valg kunne denne prosessen ta 14-21 arbeidsdager for en ansatt i Apotekforeningen.
Digital løsning
Den manuelle måten Praksispoolen jobber på var overmoden for fornying. Særlig for å gjøre Praksispoolen mer brukervennlig for de ulike aktørene, men også for å lette arbeidsbyrden hos Apotekforeningen. Som bransjeorganisasjon mener Apotekforeningen det er viktig å fortsette å administrere Praksispool-ordningen ettersom tjenesten hele tiden har vært høyt verdsatt av både apotek og studiesteder.
I løpet av 2019 utviklet derfor Apotekforeningen, i samarbeid med IT-utviklerne i Codewise og designfirmaet Ciber, en digital plattform. Plattformen har egen innlogging for Apotekforeningen som administrator, praksiskoordinatorer på studiestedene, praksiskontakter på kjedekontorene, apotekene og studentene. Plattformen tas i bruk for første gang vinteren 2020 og har gjort prosessen mye enklere og ressursbesparende for alle aktører.
Gangen i å tildele en praksisplass
Å tildele en student en praksisplass involverer mange aktører. Her er en kort beskrivelse av de ulike stegene i praksispoolen.
- Først innhentes informasjon om de involverte studiestedenes respektive praksisperioder
- Deretter blir alle Norges apotek forespurt om de vil være praksisapotek
- Kjedekontaktene for praksispoolen blir informert og hjelper til med å purre på apotekene
- Studiestedene informerer alle studenter som skal være med i valget
- Valgliste basert på en tilfeldig rangering av studentene fra 1 – x lages
- Lister over ledige praksisapotek lages
- Studiestedene tildeler særplasser
- Listen over ledige praksisapotek oppdateres etter særplassvalget
- Listen over ledige praksisapotek distribueres til studentene som prioriterer sine ønskede apotek
- Selve valget gjennomføres
- Alle involverte parter informeres om resultatene og rapporter sendes til respektive instanser
Kontakt: praksispoolen@apotek.no